Versandprofile

Beim Anlegen Ihres Faxsuite-Kontos wird automatisch ein Versandprofil namens „Standard“ für das Modul „Faxmailing“ erstellt. Sie können dieses bearbeiten und häufig verwendete Einstellungen wie Kostenstelle, Absenderkennung oder Kopfzeile hinterlegen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, weitere Versandprofile hinzuzufügen. Beim Erstellen eines neuen Faxauftrags über unseren Auftragsassistenten können Sie dann das gewünschte Versandprofil aus einem Dropdown-Menü auswählen.

Versandprofil „Standard“ bearbeiten

Navigieren Sie in der Hauptnavigation auf der linken Seite zu „Faxmailing“ und klicken Sie dann auf „Versandprofile„. Dort finden Sie bereits ein Versandprofil namens „Standard“ in der Übersicht. Klicken Sie auf das Symbol (Versandprofil bearbeiten), um die „Basisdaten“ und das „Versandprofil“ des „Standard“-Versandprofils zu bearbeiten.

Neues Versandprofil

Wenn Sie auf den Button „+ Neues Versandprofil anlegen“ klicken, wird das folgende Fenster geöffnet:

Sie können Ihrem neuen Versandprofil einen beliebigen Namen geben, der Ihnen hilft, es von anderen Profilen zu unterscheiden, falls Sie mehrere anlegen und verwalten.

Nachdem Sie das neue Versandprofil gespeichert haben, wird die Eingabemaske für die Basisdaten geöffnet, in der Sie diese eingeben können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Versandbericht zu hinterlegen. Wenn Sie auf den Button „Versandbericht“ klicken, wird die entsprechende Eingabemaske geöffnet.

Die nachfolgenden Button unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihrer Versandprofile:

	Falls Sie mehrere Versandprofile mit ähnlichen Einstellungen benötigen, können Sie Zeit sparen, indem Sie ein vorhandenes Versandprofil kopieren und anpassen. Wählen Sie hierfür das gewünschte Profil aus und klicken Sie auf den Button „Versandprofil duplizieren„. Anschließend können Sie dem neuen Profil einen neuen Namen geben und es nach Bedarf anpassen.
	Sie können jederzeit ein Versandprofil löschen, indem Sie auf den Button „Versandprofil löschen“ klicken. Beachten Sie jedoch, dass Sie vor dem Löschen eine Sicherheitsabfrage erhalten, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Profil löschen. Wenn Sie bestätigen, wird das Profil unwiderruflich gelöscht und alle damit verbundenen Einstellungen gehen verloren.

Basisdaten

Basisdaten	Beschreibung
Versandprofil	Sie können Ihrem Versandprofil einen individuellen Namen geben, der Ihnen bei der Unterscheidung zwischen mehreren Profilen hilft.
Standardprofil	Wenn Sie nur ein Versandprofil im Modul „Faxmailing“ haben, wird dieses automatisch bei jeder Auftragseinplanung verwendet. Falls Sie jedoch mehrere Versandprofile angelegt haben, können Sie ein Standardprofil auswählen, indem Sie das Feld „Standardprofil“ auf „ja“ setzen. Dieses wird Ihnen bei der Einplanung Ihres Faxmailings immer als erstes vorgeschlagen. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, ein anderes Versandprofil aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.
Kopfzeile	Die Kopfzeile befindet sich am oberen Rand einer Textseite und enthält Informationen darüber, wer das Fax gesendet hat. Standardmäßig ist die Kopfzeile deaktiviert. Wenn Sie die Kopfzeile verwenden möchten, wählen Sie „Kopfzeile ja“ aus dem Dropdown-Menü aus. Dadurch wird ein Eingabefeld für die Kopfzeile angezeigt. Sie können dann Text 1 (links) und Text 2 (Mitte) eingeben. Die in Text 2 eingegebenen Daten werden in der Mitte der Kopfzeile angezeigt. Sie können Ihre Eingaben in der Vorschau überprüfen. Der dritte und vierte Bereich der Kopfzeile werden automatisch vom System ausgefüllt. Der dritte Bereich enthält die Faxnummer des Empfängers und der vierte Bereich zeigt die Seitenzahl an. Durch Klicken auf „Kopfzeile anzeigen/downloaden“ können Sie die Kopfzeile vergrößert anzeigen lassen.
Station ID	Eine Station-ID ist eine eindeutige Kennung, die als Absenderinformation bei einem Fax verwendet wird. Diese Kennung wird in der Regel am oberen oder unteren Rand der ersten Faxseite angezeigt und enthält Informationen wie den Namen, die Telefonnummer oder die Faxnummer des Absenders. Die Station-ID wird üblicherweise von Faxgeräten oder Fax-Servern verwendet, um die Quelle des Faxes zu identifizieren. Es ist die Absenderkennung, die während der Übertragung angezeigt wird und auch auf dem Empfangsprotokoll erscheint.
CLIP	„CLIP“ steht für „Calling Line Identification Presentation“ und ist eine Funktion, die es ermöglicht, die Telefonnummer des Anrufers auf einem Display anzuzeigen. Beim Faxen wird die CLIP-Funktion genutzt, um die Faxnummer des Absenders im Display des Faxempfängers anzuzeigen. Dies hilft dem Empfänger dabei, den Absender des Faxes zu identifizieren und es von anderen empfangenen Faxen zu unterscheiden. Um Ihre Absenderfaxnummern (CLIPs) zu nutzen, teilen Sie uns bitte diese Informationen mit, indem Sie unseren Support kontaktieren. Unsere Mitarbeiter prüfen dann die angegebenen Nummern und hinterlegen sie in Ihrem Faxsuite-Konto als CLIPs. Sobald dies erfolgt ist, können Sie die gewünschte Absenderfaxnummer für jedes Versandprofil aus einem Dropdown-Menü auswählen.
Standordvorwahl	Die Standortvorwahl bestimmt, welche Ländervorwahl automatisch vor Faxnummern ohne Ländervorwahl gesetzt wird. Wenn Sie beispielsweise die Standortvorwahl „0043“ in Ihrem Kundenprofil auswählen, wird bei der Eingabe der Faxnummer „0525187929399“ automatisch die führende Null durch die Ländervorwahl „0043“ ersetzt.
Kostenstelle	Eine Möglichkeit, die Kosten für Ihre Faxsendungen Ihrem Unternehmen zuzuordnen, besteht darin, Kostenstellen anzugeben. So können Sie sicherstellen, dass die Kosten direkt den entsprechenden Kostenstellen zugewiesen werden.

Versandbericht

Um einen Versandbericht zu aktivieren, können Sie einfach das Dropdown-Menü nutzen und „ja“ auswählen. Anschließend können Sie die E-Mail-Adresse angeben, an die der Bericht gesendet werden soll.

Eine E-Mail mit den folgenden Informationen wird an die von Ihnen angegebene Empfänger-E-Mail-Adresse gesendet, sobald Ihr Faxauftrag abgeschlossen ist:

Name des Faxauftrags
Kostenstelle
Anzahl der Seiten
Anzahl der erfolgreich übermittelten Faxe
Anzahl der fehlgeschlagenen Faxe
Gesamtanzahl der versendeten Faxe