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Mail2Fax Konten verwalten
Für die Nutzung von Mail2Fax benötigen Sie ein Mail2Fax-Konto.
Neues Mail2Fax-Konto anlegen
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| Bezeichnung | Beschreibung |
| Konto | Beim Mail2Fax-Kontonamen hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse, von der Sie Ihre Faxe versenden wollen. Nur die E-Mail-Adressen, die auch als Mail2Fax-Konto eingerichtet sind, können über die Faxsuite Faxe versenden. Somit dient Ihr Mail2Fax-Konto gleichzeitig auch als Authentifizierung. |
| Faxvorlage speichern |
Vorlage speichern: ja Sie können unter Auftragsübersicht die Details Ihrer Faxaufträge einsehen. Dazu gehören auch die Faxvorschau und Ihre Faxvorlage. Wenn keine andere Vereinbarung der Speicherung getroffen wurde, werden diese Dokumente automatisch nach 14 Tagen gelöscht. Vorlage speichern: nein Die Faxvorschau und Ihre Faxvorlage werden sofort nach dem abgeschlossenen Faxversand gelöscht und sind nicht einsehbar. |
Mail2Fax-Konto anlegen bzw. bearbeiten
Mit der Anlage und Speicherung des Mail2Fax-Kontos werden die notwendigsten Daten standardmäßig hinterlegt, so dass Sie bereits PDF-Anhänge per E-Mail über die hinterlegte Absender-E-Mail-Adresse versenden können.
Zusätzlich bieten wir Ihnen weitere Einstellungsmögichkeiten. Bei der Anlage bzw. Bearbeitung Ihres Mail2Fax-Kontos finden Sie die Rubriken Basisdaten und Benachrichtigungen.
Wenn Sie das erste Mail2Fax-Konto anlegen, sind die nachfolgenden Einstellungen defaultmäßig hinterlegt. Im Zuge der Bearbeitung Ihres Mail2Fax-Kontos können Sie alle Einstellungen Ihren Bedürfnissen anpassen.
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| Bezeichnung | Beschreibung |
| Konto | Beim Mail2Fax-Kontonamen hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse, von der Sie Ihre Faxe versenden wollen.
Nur die E-Mail-Adressen, die auch als Mail2Fax-Konto eingerichtet sind, können über die Faxsuite Faxe versenden. Somit dient Ihr Mail2Fax-Konto gleichzeitig auch als Authentifizierung. |
| Status | Beim Anlegen Ihres Kontos ist der Status aktiv. Sobald Sie den Status deaktivieren, wird dieser auf inaktiv gesetzt. Über inaktive Konten kann kein Fax mehr versendet werden. Sie können den Status aber jederzeit wieder aktivieren. |
| Faxformat | E-Mails bestehen aus mehreren Bestandteilen, unter anderem Text der E-Mail (E-Mailtext oder auch Mailbody) und den Dateianhängen. Über „Format“ können Sie einstellen, welche Bestandteile als Fax versendet werden sollen.
Die Format-Einstellung bezieht sich stets auf alle über ein Mail2Fax-Konto versendete Fax-Aufträge. Formatauswahl: komplett: Deckblatt (E-Mailtext) und Anhänge (PDF; TIFF; GIF; PNG) |
| Kopfzeile | Die Kopfzeile steht am oberen Rand (dem Kopf) von Textseiten und gibt dem Faxempfänger z. B. Auskunft darüber, von wem das Fax gesendet wurde.
Möchten Sie eine Kopfzeile haben, wählen Sie Kopfzeile – ja – aus. In dem Moment öffnen sich zwei Eingabefelder. Im Eingabefeld Text 1 (Links) geben Sie die Daten ein, die in der Kopfzeile links stehen sollen. Genauso verfahren Sie mit Text 2 (Mitte). Die im Text 2 eingegebenen Daten stehen dann in der Mitte der Kopfzeile. Der dritte und vierte Bereich der Kopfzeile wird automatisch vom System ausgefüllt. Im dritten Bereich steht die Empfängerfaxnummer und im vierten Bereich erscheint die Seitenzahl. |
| Station ID | Die Station ID ist die Absenderkennung, die während der Übertragung angezeigt wird und auch auf dem Empfangsprotokoll erscheint.
Die Station ID kann Buchstaben, Ziffern und folgende Sonderzeichen (+:;_- ) enthalten. Die Anzahl der Zeichen ist auf 20 Zeichen begrenzt. |
| CLIP | Die CLIP (englische Abkürzung für Calling Line Identification Presentation) ist die Rufnummer, die vor der Übertragung des Faxdokuments übermittelt wird.
Bitte teilen Sie unserem Support Ihre Absenderfaxnummern (CLIPs) mit. Die gewünschten Absenderfaxnummern stehen Ihnen dann nach Überprüfung als Auswahl zur Verfügung. |
| Standortvorwahl | Die Standortvorwahl gibt an, welche Ländervorwahl automatisch Faxnummern ohne Ländervorwahl vorangestellt wird.
Haben Sie für ein Kundenprofil beispielsweise die Standortvorwahl ‚0043‘ gewählt, wird beim Hochladen der Faxnummer ‚0525187929399‘ automatisch die führende Null durch die Ländervorwahl ‚0043‘ ersetzt. |
| Kostenstelle | Die frei definierbaren Kostenstellen sind ein rein organisatorischer Bestandteil der Faxsuite.
Durch die Angabe von Kostenstellen haben Sie die Möglichkeit die im Rahmen der Faxsendungen entstandenen Kosten direkt den Kostenstellen in Ihrem Unternehmen zuzuordnen. |
| Faxvorlage speichern |
Vorlage speichern: ja Sie können unter Auftragsübersicht die Details Ihrer Faxaufträge einsehen. Dazu gehören auch die Faxvorschau und Ihre Faxvorlage. Wenn keine andere Vereinbarung der Speicherung getroffen wurde, werden diese Dokumente automatisch nach 14 Tagen gelöscht. Vorlage speichern: nein Die Faxvorschau und Ihre Faxvorlage werden sofort nach dem abgeschlossenen Faxversand gelöscht und sind nicht einsehbar. |
Sie können unsere Funktion „Benachrichtigung“ nutzen, um über die Ergebnisse der Ausführung Ihrer Faxaufträge informiert zu werden.
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Mit einem Klick auf den Button „+ Neue Benachrichtigung erstellen“, öffnet sich das nachfolgende Eingabefenster.
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| Eingabefeld | Beschreibung |
| Typ (Dropdown-Auswahl) | Nach Abschluss Ihres Faxauftrags bekommen Sie eine Benachrichtigung an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Es stehen Ihnen für die Benachrichtigung unterschiedliche Typen zur Auswahl (siehe unten). |
| E-Mail-Adresse | Hier hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse, an die die Benachrichtigung versendet werden soll. |
| Benachrichtigung bei | Bitte beachten Sie, dass Sie nur bei gesetzten Haken eine Benachrichtigung bekommen. Entfernen Sie beide Haken, erhalten Sie keine Benachrichtigung.
Bei „Versand erfolgreich“ und „Versand fehlerhaft“ sind bei der Voreinstellung die Haken gesetzt. In diesem Fall bekommen Sie die gewünschte Benachrichtigung nach jeder abgeschlossenen Faxaussendung. |
| Sie können für ein Mail2Fax-Konto auch mehrere Benachrichtigungen hinterlegen. |
| Eingabefeld Typ (Dropdown-Auswahl) | ||
| E-Mail (Klartext mit Anhang) |
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Beispiel: Infotext Der Einzelfaxauftrag an 0525187929399 wurde erfolgreich zugestellt. Mit freundlichen Grüßen + versendete Fax als PDF-Anhang |
| E-Mail (Klartext) |
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Beispiel: Infotext Der Einzelfaxauftrag an 0525187929399 wurde erfolgreich zugestellt. Mit freundlichen Grüßen |
| E-Mail (Version 2 mit Anhang) |
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Beispiel: Infotext Der Einzelfaxauftrag an 0525187929399 wurde erfolgreich zugestellt. Details: + versendete Fax als PDF-Anhang |
| E-Mail (Version 2) |
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Beispiel: Infotext Details: |
| E-Mail (XML) |
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Beispiel: Textdatei (XML) |
| URL Aufruf | Der URL-Aufruf dient dazu die Versandergebnisse pro Empfänger automatisiert in Ihr System einzuspielen und weiterzuverarbeiten. | Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support. |
