Versandprofile

In Ihrem Faxsuite-Konto ist bereits ein Versandprofil „Standard“ hinterlegt. Dieses können Sie bearbeiten und häufig wiederkehrende Einstellungen, zum Beispiel Kostenstelle, Absenderkennung oder Kopfzeile, etc., hinterlegen.

Sie können auch weitere Versandprofile hinzufügen. Beim Erstellen eines neuen Faxauftrags mit unserem Auftragsassistenten wählen Sie dann bei Versanddaten das gewünschte Versandprofil per Dropdown-Menü aus.

Faxmailing Versandprofile

Öffnen Sie in der Hauptnavigation links den Menüpunkt Faxmailing. Dann klicken Sie auf das Untermenü Versandprofile. In der Übersicht Faxmailing Versandprofile finden Sie bereits ein Versandprofil mit der Bezeichnung Standard. Wenn Sie bei diesem Versandprofil Standard auf den Bleistift klicken, öffnen sich die Basisdaten von dem Versandprofil Standard. Alternativ können Sie auch über den Button  + Neues Versandprofil anlegen ein neues Versandprofil anlegen.

Versandprofil „Standard“ bearbeiten

Mit einem Klick auf den Bleistift     des Versandprofils „Standard“ öffnet sich eine Eingabemaske. Hier können Sie die Basisdaten für Ihr Versandprofil eingeben.

Neben den Basisdaten haben Sie auch die Möglichkeit einen Versandbericht zu hinterlegen. Sobald Sie auf den Button Versandbericht klicken, öffnet sich die Eingabemaske für den Versandbericht.

Für die Bearbeitung der Versandprofile stehen Ihnen verschiedene Buttons zur Verfügung.

Neues Versandprofil

Klicken Sie auf den Button + Neues Versandprofil anlegen, dann öffnet sich folgendes Fenster:

Sie können für Ihr Versandprofil einen beliebigen Namen wählen. Der Name dient Ihnen zur Unterscheidung für den Fall, dass Sie mehrere Versandprofile anlegen und verwalten.

Sobald Sie das neue Versandprofil gespeichert haben, öffnet sich eine Eingabemaske. Hier können Sie die Basisdaten für Ihr Versandprofil eingeben.

Neben den Basisdaten haben Sie auch die Möglichkeit einen Versandbericht zu hinterlegen. Sobald Sie auf den Button Versandbericht klicken, öffnet sich die Eingabemaske für den Versandbericht.

Für die Bearbeitung der Versandprofile stehen Ihnen verschiedene Buttons zur Verfügung.

Basisdaten

Basisdaten Beschreibung
Versandprofil Sie können für Ihr Versandprofil einen beliebigen Namen wählen.

Der Name dient Ihnen zur Unterscheidung für den Fall, dass Sie mehrere Versandprofile anlegen und verwalten.

Standardprofil Wenn es nur ein Versandprofil gibt, wird dieses Versandprofil bei jeder Auftragseinplanung automatisch hinterlegt.

Sobald Sie mehrere Versandprofile angelegt haben, können Sie mit der Auswahl Standardprofil „ja“ auswählen, welches Versandprofil Ihnen bei der Einplanung Ihres Faxmailings immer zuerst vorgeschlagen werden soll. Sie können dann aber jederzeit auch per Dropdown-Menü ein anderes Versandprofil auswählen.

Kopfzeile Die Kopfzeile steht am oberen Rand (dem Kopf) von Textseiten und gibt dem Faxempfänger z. B. Auskunft darüber, von wem das Fax gesendet wurde.

Standardmäßig steht die Kopfzeile auf nein.

Wenn Sie Ihre Faxseiten mit Kopfzeile versenden möchten, wählen Sie im Dropdown-Menü „Kopfzeile ja“ aus. Dann öffnet sich das Eingabefeld für die Kopfzeile. Im Eingabefeld Text 1 (Links) geben Sie die Daten ein, die in der Kopfzeile links stehen sollen. Genauso verfahren Sie mit Text 2 (Mitte). Die in Text 2 eingegebenen Daten stehen dann in der Mitte der Kopfzeile. Ihre Eingaben sehen Sie auch zeitgleich in der Vorschau.

Der dritte und vierte Bereich der Kopfzeile wird automatisch vom System ausgefüllt. Im dritten Bereich steht die Empfängerfaxnummer und im vierten Bereich erscheint die Seitenzahl.

Wenn Sie auf Kopfzeile anzeigen/downloaden klicken, können Sie sich die Kopfzeile vergrößert ansehen.

Station ID Die Station ID ist die Absenderkennung, die während der Übertragung angezeigt wird und auch auf dem Empfangsprotokoll erscheint.

Die Station ID kann BuchstabenZiffern und folgende Sonderzeichen (+:;_- ) enthalten. Die Anzahl der Zeichen ist auf 20 Zeichen begrenzt.

CLIP Die CLIP (englische Abkürzung für Calling Line Identification Presentation) ist die Rufnummer, die vor der Übertragung des Faxdokuments übermittelt wird.

Bitte teilen Sie unserem Support Ihre Absenderfaxnummern (CLIPs) mit. Die gewünschten Absenderfaxnummern werden dann von uns geprüft und in Ihrem Faxsuite-Konto als CLIP hinterlegt. Per Dropdown-Menü können Sie dann für Ihr Versandprofil die gewünschte CLIP auswählen.

Standordvorwahl Die Standortvorwahl gibt an, welche Ländervorwahl automatisch Faxnummern ohne Ländervorwahl vorangestellt wird.

Ist für ein Kundenprofil beispielsweise die Standortvorwahl „0043“ gewählt, wird beim Hochladen der Faxnummer „0525187929399“ automatisch die führende Null durch die Ländervorwahl „0043“ ersetzt.

Kostenstelle Durch die Angabe von Kostenstellen haben Sie die Möglichkeit, die im Rahmen der Faxsendungen entstandenen Kosten, direkt den Kostenstellen in Ihrem Unternehmen zuzuordnen.

Zu jedem Eingabefeld finden Sie rechts den Namen des Eingabefelds unter Info. Wenn Sie auf den Begriff klicken, öffnet sich ein Info-Test, der Ihnen das Eingabefeld erläutert.

Versandbericht

Wenn Sie einen Versandbericht aktivieren möchten, wählen Sie per Dropdown-Menü „ja“ aus und hinterlegen Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse.

Nach Abschluss Ihres Faxauftrags erhalten Sie an die hinterlegte Empfänger-E-Mail-Adresse eine E-Mail mit folgenden Informationen:

  • Name des Faxauftags
  • Kostenstelle
  • Seiten
  • Erfolgreiche Faxe
  • Fehlgeschlagene Faxe
  • Gesamt

Buttons

Button Bedeutung
Sie benötigen mehrere Versandprofile. Wenn die Einstellungen sich nicht verändern, können Sie das Versandprofil auswählen, das Sie kopieren möchten. Sie klicken auf den Button „Versandprofil duplizieren“. Jetzt müssen Sie für das neue Versandprofil nur einen anderen Namen vergeben.
Mit dem Button „Versandprofil löschen“ können Sie das gewünschte Versanprofil jederzeit löschen. Bevor das Versandprofil gelöscht wird, erhalten Sie noch einmal eine Sicherheitsabfrage, ob Sie das Versandprofil wirklich löschen möchten. Wenn Sie das mit OK bestätigen, wird Ihr Versandprofil unwiderruflich gelöscht.
Wenn Sie die Eingabemaske beenden wollen, finden Sie oben rechts den Butten „Schließen“. Haben Sie vorab noch Änderungen durchgeführt, erhalten Sie noch eine Sicherheitsabfrage. Hier werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie die Anwendung wirklich ohne zu speichern beenden möchten. Klicken Sie auf „Nein“ gelangen Sie noch einmal in die Eingabemaske und können die Änderungen noch abspeichern. Wenn Sie auf „Ja“ klicken verlassen Sie die Eingabemaske ohne die Änderungen gespeichert zu haben.