Personalisierte Faxaufträge

Mit personalisierten Faxaktionen können Sie jeden Empfänger individuell ansprechen. Dabei reicht eine persönliche Begrüßung mit dem Empfängernamen aus oder Sie gehen noch weiter und bieten individuelle Angebote und Preisangaben pro Empfänger an.

Mit unserem Faxsuite Tool „Personalisierte Faxaufträge“ haben Sie die Möglichkeit Ihre Auftragsdaten sicher und datenschutzkonform an uns zu übermitteln.

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den folgenden Punkten:

Auftragsdaten bereitstellen

Klicken Sie auf den Button + Personalisierte Auftragsdaten bereitstellen, um zu unserer Eingabemaske zu gelangen.

Die Versanddaten definieren die Auftragsoptionen Ihres Faxmailings.

Titel: Name Ihres Faxmailings
Versanddatum:  Datum, an dem die Aussendung starten soll
Versandzeit: Uhrzeit, zu der die Aussendung starten soll
Versandprofil: Hier können Sie ein Versandprofil auswählen, das im Menüpunkt „Versandprofile“ hinterlegt ist. Ein Versandprofil bietet Ihnen weitere Auftragsoptionen, wie Kopfzeile, CLIP, etc.

Serienbrief (Word-Datei)
Erstellen Sie eine Faxvorlage in Form eines Word-Serienbriefs und stellen Sie sicher, dass die Seriendruckfelder korrekt eingerichtet sind.

Anhang ohne Personalisierung (PDF)
Als Option können Sie Ihrem Word-Serienbrief einen nicht personalisierten Anhang als PDF-Datei hinzufügen. Diesen können Sie am Anfang oder am Ende des Serienbriefs einfügen. Bitte fügen Sie die PDF-Datei, die als Anhang verwendet werden soll, im dafür vorgesehenen Feld hinzu.

Excel-Datei
Erstellen Sie eine Excel-Datei, die alle benötigten Seriendruckfelder sowie die Faxnummer enthält.

Bitte beachten Sie, dass die Faxnummer eine führende „0“ enthalten muss. Diese führende „0“ wird von unserem Personalisierungstool durch die im Versandprofil hinterlegte Standortvorwahl (Ländervorwahl) ersetzt. Wenn Sie Fax-Empfänger mit unterschiedlichen Ländervorwahlen haben, geben Sie bitte bei der Faxnummer die entsprechende Ländervorwahl anstelle der führenden „0“ an.

Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Erstellung der Excel-Datei keinen Filter verwenden sollten, da dieser bei der Erstellung der Faxtemplates ignoriert wird. Außerdem sollte die Excel-Datei nur aus einem Tabellenblatt bestehen.

Kundenkennung für die Auswertung
Bitte geben Sie im Schritt 4 „Kontaktdaten“ im Feld „Bemerkung“ an, welche Spalte wir als Kundenkennung für die Auswertung verwenden sollen. Hierbei kann es sich beispielsweise um die Kunden-ID oder den Namen handeln. Durch die Verwendung einer eindeutigen Kundenkennung können wir sicherstellen, dass die Ergebnisse der Auswertung korrekt zugeordnet werden können.

Ansprechpartner: Bitte geben Sie uns einen Ansprechpartner an, den wir bei Rückfragen kontaktieren können.
E-Mail / Telefon: Geben Sie uns außerdem an, wie wir Sie am besten erreichen können, indem Sie entweder Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben.
Bemerkung: Hier können Sie zusätzliche Hinweise oder Informationen eintragen.

Faxnummer und/oder E-Mail
Zur Kontrolle erhalten Sie ein Testfax. Dieses wird immer mit dem ersten Datensatz Ihrer Excel-Liste erstellt.

Das Testfax senden wir an Ihre Faxnummer. Alternativ können wir Ihnen das Testfax auch als PDF-Anhang per E-Mail zukommen lassen.

Sobald alle erforderlichen Daten für Ihren personalisierten Auftrag vorliegen, werden wir mit der Einplanung Ihres Faxmailings über unsere Personalisierungstools beginnen.

Folgende Schritte werden hierbei durchgeführt:

  • Ihre ausgewählten Versanddaten werden hinterlegt
  • Ihre Dateien werden verknüpft und in unserem Personalisierungstool hochgeladen
  • Die Spalte mit der Kundenkennung für die Auswertung wird hinterlegt
  • Testfax wird an die gewünschte Faxnummer und/oder E-Mail-Adresse gesendet
  • Nachdem Sie das Testfax freigegeben haben, planen wir Ihren Faxauftrag ein

Nach Einplanung Ihres Faxauftrags können Sie dessen Status in der Faxsuite unter dem Menüpunkt „Faxmailing – Auftragsübersicht“ einsehen.

Personalisierte Faxaufträge – Ansicht

Über die Schaltfläche „Schließen“ oder immer wenn Sie den Menüpunkt „Faxmailing → Personalisierte Faxaufträge“ aufrufen, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer personalisierten Auftragsdaten. Sie können die Ansicht individuell gestalten, indem Sie die Spalten- und Filterauswahl verwenden.

Möchten Sie für einen Faxauftrag die personalisierten Auftragsdaten genauer betrachten, klicken Sie auf die Option (Auftrag bearbeiten). 

Auftragsdaten einsehen und/oder bearbeiten

Um Ihre Daten für den „Personalisierten Faxauftrag“ einzusehen oder zu bearbeiten, haben Sie zwei Optionen. Nach der Eingabe können Sie sofort auf „Details“ klicken, um Ihre Daten anzuzeigen. Alternativ können Sie die Übersicht Ihrer „Personalisierten Faxaufträge“ über die Schaltfläche „Schließen“ oder den Menüpunkt „Faxmailing → Personalisierte Faxaufträge“ erreichen. Wählen Sie dann den gewünschten Auftrag aus, indem Sie auf  (Auftrag bearbeiten) klicken.

Status „neu“ und „Testfax gesendet“
Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Ihren Auftragsdaten und Dateien nur vorgenommen werden können, solange der Status Ihres „Personalisierten Faxauftrags“ auf „neu“ oder „Testfax gesendet“ steht.

Status „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“
Sobald der Status auf „in Bearbeitung“ oder „abgeschlossen“ wechselt, sind keine Änderungen mehr möglich. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unseren Support .

Historie

In der Historie finden Sie eine vollständige Übersicht über Ihre Auftragsdaten, einschließlich aller Eingaben und Änderungen. Die hochgeladenen Dateien in Ihrem Auftrag können Sie hier herunterladen und sich ansehen.