Mail2Fax Konten verwalten 

Um Mail2Fax nutzen zu können, benötigen Sie ein Mail2Fax Konto.

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu den folgenden Punkten:

Konten verwalten

Im Menüpunkt „Mail2Fax Konten verwalten“ haben die Möglichkeit über den Button „+ Neues Konto anlegen“ Mail2Fax Konten anzulegen.

Neues Mail2Fax-Konto anlegen

Nachdem Sie auf den Button „+ Neues Konto anlegen“ geklickt haben, gelangen Sie zur Eingabemaske, in der Sie ein neues Konto anlegen können.

Bezeichnung Beschreibung
Konto Im Feld Konto hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse, von der aus Sie Ihre Faxe versenden möchten. Nur E-Mail-Adressen, die auch als Mail2Fax-Konto eingerichtet sind, können Faxe über die Faxsuite versenden. Ihr Mail2Fax-Konto dient somit auch zur Authentifizierung.
Faxvorlage speichern

Vorlage speichern: ja

Unter Auftragsübersicht können Sie die Details Ihrer Faxaufträge einsehen. Dazu gehören auch die Faxvorschau und Ihre Faxvorlage. Diese Dokumente werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine andere Aufbewahrungsvereinbarung getroffen wurde.

Vorlage speichern: nein

Die Fax-Vorschau und Ihre Fax-Vorlage werden unmittelbar nach dem Abschluss des Fax-Versands gelöscht und können nicht mehr eingesehen werden.

Mail2Fax-Konto anlegen bzw. bearbeiten

Mit der Einrichtung und Speicherung des Mail2Fax-Kontos werden standardmäßig die notwendigsten Daten hinterlegt, so dass Sie bereits PDF-Anhänge per E-Mail über die hinterlegte Absender-E-Mail-Adresse versenden können.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen weitere Einstellungsmöglichkeiten. Beim Anlegen bzw. Bearbeiten Ihres Mail2Fax-Kontos finden Sie die Rubriken Basisdaten und Benachrichtigungen.

Wenn Sie Ihr erstes Mail2Fax Konto erstellen, sind die nachfolgenden Einstellungen voreingestellt. Während der Bearbeitung Ihres Mail2Fax Kontos können Sie alle Einstellungen Ihren Bedürfnissen anpassen.

Bezeichnung Beschreibung
Konto Im Mail2Fax-Konto hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse, von der aus Sie Ihre Faxe versenden möchten.

Nur E-Mail-Adressen, die auch als Mail2Fax-Konto eingerichtet sind, können Faxe über die Faxsuite versenden. Ihr Mail2Fax-Konto dient somit auch zur Authentifizierung.

Status Wenn Sie Ihr Konto erstellen, ist der Status aktiv. Sobald Sie den Status deaktivieren, wird er auf inaktiv gesetzt. Über inaktive Konten können keine Faxe mehr versendet werden. Sie können den Status jedoch jederzeit wieder aktivieren.
Faxformat E-Mails bestehen aus mehreren Bestandteilen, unter anderem dem E-Mail-Text (E-Mail-Body) und den Dateianhängen. Über „Format“ kann eingestellt werden, welche Bestandteile als Fax versendet werden sollen.

Die Formateinstellung bezieht sich immer auf alle Faxaufträge, die über einen Mail2Fax Account versendet werden.

Formatauswahl:

komplett:              Deckblatt (E-Mailtext) und Anhänge (PDF; TIFF; GIF; PNG)
Deckblatt:             E-Mailtext
Anhänge:              PDF, TIFF, GIF, PNG
PDF-Anhänge:      PDF

weitere Informationen 

Kopfzeile Die Kopfzeile steht am oberen Rand (Kopf) von Textseiten und gibt dem Faxempfänger z.B. Auskunft darüber, von wem das Fax gesendet wurde.

Wenn Sie eine Kopfzeile wünschen, wählen Sie Kopfzeile – ja. Es öffnen sich zwei Eingabefelder. Im Eingabefeld Text 1 (Links) geben Sie die Daten ein, die in der Kopfzeile links stehen sollen. Ebenso verfahren Sie mit Text 2 (Mitte). Die in Text 2 eingegebenen Daten stehen dann in der Mitte der Kopfzeile.

Das dritte und vierte Feld der Kopfzeile werden vom System automatisch ausgefüllt. Im dritten Feld erscheint die Faxnummer des Empfängers und im vierten Feld die Seitenzahl.

weitere Informationen 

Station ID Die Station ID ist die Absenderkennung, die während der Übertragung angezeigt wird und auch im Empfangsprotokoll erscheint.

Die Stations ID kann Buchstaben, Ziffern und folgende Sonderzeichen (+:;_- ) enthalten. Die Anzahl der Zeichen ist auf 20 begrenzt..

CLIP Die CLIP (englische Abkürzung für Calling Line Identification Presentation) ist die Rufnummer, die vor der Übertragung des Faxdokuments übermittelt wird.

Bitte teilen Sie unserem Support Ihre Absenderfaxnummern (CLIPs) mit. Die gewünschten Absenderfaxnummern stehen Ihnen dann nach Prüfung zur Auswahl zur Verfügung.

Standortvorwahl Die Standortvorwahl gibt an, welche Landesvorwahl Faxnummern ohne Landesvorwahl automatisch vorangestellt wird.

Haben Sie beispielsweise für ein Kundenprofil die Ortsvorwahl ‚0043‘ gewählt, wird beim Hochladen der Faxnummer ‚0525187929399‘ die führende Null automatisch durch die Ländervorwahl ‚0043‘ ersetzt.

Kostenstelle Die frei definierbaren Kostenstellen sind ein rein organisatorischer Bestandteil der Faxsuite.

Durch die Angabe von Kostenstellen haben Sie die Möglichkeit, die im Rahmen des Faxversandes anfallenden Kosten direkt den Kostenstellen Ihres Unternehmens zuzuordnen.

Faxvorlage speichern

Vorlage speichern: ja

Unter Auftragsübersicht können Sie die Details Ihrer Faxaufträge einsehen. Dazu gehören auch die Faxvorschau und Ihre Faxvorlage. Diese Dokumente werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine andere Aufbewahrungsvereinbarung getroffen wurde.

Vorlage speichern: nein

Die Fax-Vorschau und Ihre Fax-Vorlage werden unmittelbar nach dem Abschluss des Fax-Versands gelöscht und können nicht mehr eingesehen werden.

Sie können unsere Benachrichtigungsfunktion nutzen, um sich über die Ergebnisse Ihrer Faxaufträge informieren zu lassen.

Durch Anklicken des Buttons „+ Neue Benachrichtigung erstellen“ öffnet sich das folgende Eingabefenster.

Sie haben die Möglichkeit, die folgenden Benachrichtigungstypen per Drop-Down-Menü auszuwählen: E-Mail, E-Mail (XML) und URL-Aufruf. Es ist auch möglich, mehrere Benachrichtigungen für ein Mail2Fax-Konto zu definieren..

Typ: E-Mail

Eingabefeld Beschreibung
Typ  E-Mail
E-Mail-Adresse Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll. Nach Abschluss Ihres Faxauftrags erhalten Sie an die hinterlegte E-Mail-Adresse (Ziel) detaillierte Informationen über Ihren versendeten Faxauftrag und das Versandergebnis
Anhang Je nachdem, ob Sie Anhang ja oder nein gewählt haben, erhalten Sie das gesendete Fax als PDF-Anhang.
Benachrichtigung bei Im Feld „Benachrichtigung bei“ sind standardmäßig die Kästchen „Versand erfolgreich“ und „Versand fehlerhaft“ angekreuzt. In diesem Fall erhalten Sie nach jedem abgeschlossenen Faxversand die gewünschte Benachrichtigung.

Optional können Sie auch einen Haken entfernen. Sie erhalten dann nur eine Benachrichtigung für den abgeschlossenen Faxversand, bei dem Sie den Haken gesetzt haben.

Beispiel

Anhang: nein

Ihr Fax wurde erfolgreich zugestellt.

Details:

Titel:
Faxnummer: 052516824199
Faxnummer norm: 004952516824199
Empfängerkennung:
Zustellzeit: 19.06.2024 13:59:52
Konto:
Kostenstelle:
Seiten: 2
Fehlercode: 0
Versandergebnis: erfolgreich

Den Versandbericht können Sie im gesicherten Kundenbereich unter „https://www.faxsuite.de/……………………….“ einsehen.

Dies ist eine automatisch generierte E-Mail. Bitte antworten Sie nicht auf die Absenderadresse.

Beispiel

Anhang: ja

Ihr Fax wurde erfolgreich zugestellt.

Details:

Titel:
Faxnummer: 052516824199
Faxnummer norm: 004952516824199
Empfängerkennung:
Zustellzeit: 19.06.2024 14:28:19
Konto:
Kostenstelle:
Seiten: 2
Fehlercode: 0
Versandergebnis: erfolgreich

Im Anhang dieser E-Mail finden Sie einen Versandbericht.Diesen Versandbericht können Sie im gesicherten Kundenbereich unter https://www.faxsuite.de/……………….. einsehen.

Dies ist eine automatisch generierte E-Mail. Bitte antworten Sie nicht auf die Absenderadresse.

Anhang

Versandbericht

Typ: E-Mail (XML)

Eingabefeld Beschreibung
Typ E-Mail (XML) Sie erhalten detaillierte Informationen über das Versandergebnis Ihres Faxauftrags als Textdatei (XML).
E-Mail-Adresse Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll. Nach Abschluss Ihres Faxauftrags erhalten Sie an die hinterlegte E-Mail-Adresse (Ziel) detaillierte Informationen über Ihren versendeten Faxauftrag und das Versandergebnis
Benachrichtigung bei Im Feld „Benachrichtigung bei“ sind standardmäßig die Kästchen „Versand erfolgreich“ und „Versand fehlerhaft“ angekreuzt. In diesem Fall erhalten Sie nach jedem abgeschlossenen Faxversand die gewünschte Benachrichtigung.

Optional können Sie auch einen Haken entfernen. Sie erhalten dann nur eine Benachrichtigung für den abgeschlossenen Faxversand, bei dem Sie den Haken gesetzt haben.

Beispiel Beispiel: Textdatei (XML)

Typ: URL Aufruf

Eingabefeld Beschreibung
Typ URL Aufruf Der URL-Aufruf dient dazu, die Versandergebnisse pro Empfänger automatisiert in Ihr System zu importieren und weiter zu verarbeiten.
URL Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Benachrichtigung bei Im Feld „Benachrichtigung bei“ sind standardmäßig die Kästchen „Versand erfolgreich“ und „Versand fehlerhaft“ angekreuzt. In diesem Fall erhalten Sie nach jedem abgeschlossenen Faxversand die gewünschte Benachrichtigung.

Optional können Sie auch einen Haken entfernen. Sie erhalten dann nur eine Benachrichtigung für den abgeschlossenen Faxversand, bei dem Sie den Haken gesetzt haben.